Sikkerhetsdatablad: Oppdatering og når du må be om nytt

Du skal bestille mer bremserens og finner et sikkerhetsdatablad fra flere år tilbake. Sprayboksen på hylla har fått nye faresymboler. Da er det verdt å stoppe litt før du legger inn bestillingen.

Et sikkerhetsdatablad har ingen fast utløpsdato. For sikkerhetsdatablad er oppdatering knyttet til ny informasjon og regelverkskrav, ikke til en bestemt alder. Et gammelt blad kan fortsatt være gjeldende. Et nyere blad kan allerede være erstattet.

For deg som kjøper inn eller leder verkstedet, er spørsmålet derfor: Har vi siste gjeldende versjon for akkurat produktet vi bruker?

Sikkerhetsdatablad: Oppdatering styres av innhold, ikke alder

Det finnes ingen generell regel om at sikkerhetsdatablad må fornyes hvert år, hvert tredje år eller hvert femte år. Datoen alene avgjør ikke om bladet kan brukes.

Se heller på tre ting:

• Stemmer bladet med produktet og leverandøren?
• Er dette siste gjeldende versjon?
• Oppfyller innholdet dagens krav til sikkerhetsdatablad?

Et blad for én type bremserens kan ikke uten videre brukes for en annen. Lik farge på boksen og nesten samme produktnavn er ikke tilstrekkelig. Sammensetning og faremerking kan være forskjellig.

Det er også forskjell på revisjonsdato og datoen du lastet ned dokumentet. En PDF du hentet i går, kan inneholde et sikkerhetsdatablad som ikke har vært revidert på lenge. Nedlastingen gjør ikke innholdet nyere.

Formatkravene betyr også noe. Sikkerhetsdatablad som leveres nå, skal følge REACH vedlegg II, slik det er endret ved forordning (EU) 2020/878. Overgangsperioden sluttet 31. desember 2022. Et eldre dokument er ikke automatisk ubrukelig på grunn av datoen, men det kan være laget etter krav som ikke lenger er tilstrekkelige.

Er du usikker, be leverandøren bekrefte at bladet er siste gjeldende versjon og oppfyller dagens krav. Du trenger ikke være kjemiker for å stille det spørsmålet.

Leverandøren må oppdatere ved nye opplysninger og bestemte vedtak

REACH pålegger leverandøren å oppdatere sikkerhetsdatabladet uten opphold når:

• det kommer nye opplysninger som kan påvirke risikohåndteringstiltak, eller nye opplysninger om farer
• en godkjenning er gitt eller nektet
• en begrensning er innført

Dette kan for eksempel bety nye opplysninger om helseskade eller endrede råd om hvordan eksponering skal begrenses. Poenget er at informasjon som påvirker sikker bruk, ikke skal bli liggende i påvente av neste årlige gjennomgang.

Den oppdaterte versjonen skal dateres og sendes gratis til alle mottakere leverandøren har levert stoffet eller stoffblandingen til de foregående tolv månedene.

Tolv måneder er ikke sikkerhetsdatabladets holdbarhet. Det er perioden som avgjør hvilke tidligere mottakere leverandøren skal sende oppdateringen til.

Har du en gammel dunk lakk stående som ble kjøpt før denne perioden, kan du derfor ikke regne med å få alle senere revisjoner automatisk. Det er en god grunn til å kontrollere dokumentasjonen før produktet tas i bruk igjen.

For produkter som brukes i Norge, skal sikkerhetsdatabladet være på norsk. Et engelskspråklig blad er ikke en fullgod erstatning bare fordi innkjøperen forstår det.

Be om nytt blad når produktet eller dokumentasjonen ikke stemmer

Du trenger ikke bestille et nytt dokument bare for å få en ferskere dato. Men enkelte funn bør utløse en henvendelse til leverandøren.

Bruk denne sjekklisten ved innkjøp og gjennomgang av lageret:

• Etiketten har endret seg. Nye faresymboler eller faresetninger kan bety at bladet ditt ikke lenger stemmer.
• Produktnavn eller produktnummer avviker. Kontroller at dokumentet faktisk gjelder varen du har mottatt.
• Leverandøren opplyser om ny formulering. Be om dokumentasjonen som gjelder den nye varianten.
• Du finner en nyere revisjon. Sjekk at den gjelder samme produkt og er beregnet for det norske markedet.
• Bladet mangler opplysninger. Uklare råd om hansker, ventilasjon eller førstehjelp bør avklares, ikke fylles ut med gjetting.
• Du har bare et engelsk blad eller et teknisk produktark. Be om norsk sikkerhetsdatablad. Produktarket erstatter det ikke.
• Et gammelt produkt skal tas i bruk igjen. Kontroller både dokumentasjonen og produktets egen holdbarhet.

Det siste punktet er lett å overse. Sikkerhetsdatabladet kan være gjeldende selv om epoksyen har passert sin lagringstid. Og produktet kan være innenfor holdbarheten selv om sikkerhetsdatabladet ditt er erstattet. Det er to forskjellige kontroller.

Et søk etter sikkerhetsdatablad kan hjelpe deg å finne dokumentasjonen. Ved tvil om produktvariant eller versjon bør leverandøren bekrefte hva som gjelder.

Du kan skrive kort:

Vi har sikkerhetsdatablad datert [dato] for [produktnavn og produktnummer]. Kan dere sende siste gjeldende norske versjon, eller bekrefte at vedlagte versjon fortsatt gjelder og oppfyller dagens krav?

Når et nytt blad kommer, kontroller hva som faktisk er endret

Å bytte PDF er bare halve jobben. Resten er å finne ut om endringen betyr noe for arbeidet på gulvet.

Hvis et nytt blad for epoksy stiller andre krav til hanskemateriale, er det hanskene ved arbeidsbenken som må kontrolleres. Det hjelper lite at riktig dokument ligger i en mappe hvis feil hansker fortsatt brukes.

Trenger du hjelp til å finne fram, se forklaringen av sikkerhetsdatabladets 16 avsnitt.

Vurder også om virksomhetens risikovurdering må oppdateres. Det gjelder særlig når nye opplysninger endrer vurderingen av eksponering eller nødvendige vernetiltak. Ikke alle språklige rettelser krever en ny vurdering av hele jobben.

Fordel ansvaret mellom innkjøp og verksted

Forskrift om utførelse av arbeid stiller krav til stoffkartotek og tilgang til informasjon om farlige kjemikalier. Arbeidsgiveren må sørge for at dokumentasjonen er tilgjengelig og holdes oppdatert. Leverandørens plikt til å sende revisjoner fjerner ikke dette ansvaret.

En enkel arbeidsdeling kan være:

• Innkjøperen ber om norsk sikkerhetsdatablad ved nye produkter og avklarer produktbytter før bestilling.
• Verkstedlederen kontrollerer at mottatt vare stemmer med dokumentasjonen, og melder fra om endret etikett eller bruk.
• Den som følger opp stoffkartoteket registrerer nye versjoner og sørger for at relevante endringer blir vurdert og formidlet.

I en liten bedrift kan samme person ha alle tre oppgavene. Da er det fortsatt nyttig å skille dem. Ellers blir sikkerhetsdatabladet fort liggende i innboksen til den som bestilte.

Samle gjeldende dokumentasjon i et stoffkartotek som de ansatte faktisk finner fram i. Skill tidligere versjoner fra gjeldende, slik at gamle blader ikke brukes ved en feil. Bevar historikk der det er nødvendig for å dokumentere tidligere bruk og eksponering.

Legg inn en fast kontroll av produktlisten i HMS-rutinene. En årlig gjennomgang kan være praktisk, men er ikke en lovbestemt utløpsfrist for sikkerhetsdatablad. Nye opplysninger må håndteres når de kommer.

For en bredere gjennomgang kan du bruke sjekklisten for krav til stoffkartotek.

Kort oppsummert

• Sikkerhetsdatablad har ingen fast utløpsdato. Riktig produkt, gjeldende versjon og oppdatert innhold er det viktige.
• Leverandøren skal oppdatere uten opphold når REACH krever det, og sende revisjonen gratis til mottakere fra de siste tolv månedene.
• Be om nytt eller få en bekreftelse når etiketten, produktet eller dokumentasjonen ikke stemmer.
• Les endringene. Oppdater tiltak, risikovurdering og informasjon til de ansatte når det er nødvendig.